Kann es sein, dass wir die Reihenfolge, in der Aspekte des Themas Shared Service normalerweise dargestellt werden, durcheinander gewürfelt haben, um Ihr Interesse zu wecken? Ja, das kann durchaus sein. Aber keine Sorge, wir werden auch noch über die Funktionen eines voll ausgebauten SSC sprechen – und zwar genau jetzt!

Die Hauptaspekte der Arbeit eines Unternehmens zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind die folgenden (wie vor zwei Wochen vorgestellt, aber nur für den Fall, dass sie nicht mehr so ​​präsent sind):

• Informationssicherheit und -schutz
• Risikomanagement
• Informations- und Kommunikationsmanagement
• Bilanztheorie, Wirtschaftsprüfung und Organisation
• Transparenz- und Informationspflicht
• Globalisierung und Transformation

Wie genau trägt jetzt aber die Einrichtung eines Shared Service Centers dazu bei, diese Standards zu erfüllen? Werfen wir einmal einen Blick darauf, was ein SSC eigentlich ausmacht. Lokale Niederlassungen eines Unternehmens müssen häufig die anfallenden Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse einzeln abwickeln – intern und zwischen den Standorten. Dies erfordert normalerweise schnelles Denken und Handeln und passiert daher ohne Struktur und festgelegte Standards. Wenn sich nun jede lokale Niederlassung beispielsweise einen eigenen Rechnungsprüfer gönnt, ist das wenig zielführend und obendrein teuer. Das Ziel eines SSC ist es, interne Prozesse zu zentralisieren und zu vereinfachen, indem die Unternehmenskommunikation geklärt und zusammengefasst wird. Der Umgang mit Informationen in allen lokalen Niederlassungen wird strukturiert und der Aufwand für finanzielle Ressourcen idealerweise minimiert.

Das Problem hat sich allerdings in diesem ersten Schritt zunächst einmal nur verschoben. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Mitarbeiter nun in jedem lokalen Hauptsitz eines Unternehmens Hunderte von E-Mails anderer lokaler Hauptsitze durcharbeiten müssen, die erklären, wie eine bestimmte Aktion auszuführen ist – und von denen die meisten genau dasselbe aussagen. Weil niemand jemals Informationsprozesse verglichen hat und zu dem Schluss gekommen ist, dass ein Teil davon unnötig ist.

Die bloße Einrichtung eines SSC ist dementsprechend nicht genug. Jetzt müssen sich Mitarbeiter mit Kommunikationsvorgängen befassen, die einen ständigen Vergleich zwischen Ihrer örtlichen Zentrale und dem SSC erfordern, da von dort immer neue Daten hinzukommen.

Darüber wird schon eine ganze Weile nachgegrübelt, allerdings: Nächste Woche werden wir an genau dieser Stelle weitermachen und erklären, wie sich dieses Problem lösen lässt, damit Ihr SSC für Sie optimal funktioniert. Bis dahin – bleiben Sie dran.

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